Infocopy, distribuidor oficial de Kyocera Document Solutions, líder de soluciones de impresión, sistemas de gestión de documentos y consultoría de procesos de negocio, explica cómo las soluciones tecnológicas pueden ayudar a la optimización del trabajo, contribuyendo a mejorar la eficiencia de los procesos productivos.
No hay duda que las nuevas tecnologías están presentes en la sociedad para mejorar la vida, y en el caso de las empresas, su implantación en la optimización de procesos ha contribuido a su desarrollo y crecimiento, mejorando resultados, simplificando procedimientos y tareas, con su consiguiente beneficio.
Optimizando los procesos de trabajo se consiguen múltiples beneficios, como por ejemplo:
- Eliminar y reducir al mínimo los errores humanos. Cuando el trabajo es mecánico y repetitivo se corre el riesgo de entrar en una monotonía que puede provocar cometer errores.
- Mejorar la ejecución de proyectos, ya que al tener todo el equipo implicado con acceso a los documentos o información, se reduce el tiempo de respuesta ante las necesidades del mercado, dando así mayor ventaja competitiva.
- Aumentar la eficacia y la eficiencia de los equipos, mejorando los tiempos productivos. El equipo conoce el tiempo de ejecución de los trabajos y podrá centrarse en realizar tareas más estratégicas, dejando de lado labores redundantes y poco productivas.
Pero, ¿qué tipo de tecnología puede beneficiar en los procesos de optimización del trabajo? Uno de los procesos en que los departamentos financieros invierten más tiempo y que resulta redundante y poco productivo, es la digitalización de documentos. No solamente ocupa mucho tiempo, sino que encima se corren riesgos de cometer errores graves durante la digitalización.
Aunque hoy en día es absolutamente necesario contar con documentos digitalizados, para contribuir a que la información esté siempre disponible para todo el equipo, todavía muchas empresas no han optimizado este proceso.
Infocopy recomienda la tecnología OCR (Optical Character Recognition), concebida para el registro digital de los archivos, capaz de reconocer caracteres y objetos en documentos escaneados. No tener que volver a teclear un documento en formato papel es ya una realidad. El software con tecnología OCR escanea el documento, interpretando los píxeles, reconociéndolos y convirtiéndolos en tipografía, tablas, o imágenes que luego pueden ser editados.
Según Diego Laurenti, Gerente de Infocopy, “los softwares con tecnología OCR han resultado un antes y un después en muchos sectores empresariales. Gracias a ellos se ha reducido de forma notable tiempos de producción que resultaban poco productivos, por lo que se pueden centrar en la ejecución de tareas más rentables, contribuyendo a aumentar la competitividad de las empresas en un mercado que evoluciona rápidamente y al que las nuevas tecnologías contribuyen a su expansión”.
Sobre InfocopyInfocopy es mayorista y distribuidor de KYOCERA. Su gama de productos abarca impresoras, equipos multifuncionales, sistemas de gran formato, componentes, consumibles y “Soluciones de Gestión Documental”. Estos productos ofrecen al cliente una combinación única de innovación, controladores de impresión de alta calidad y componentes de larga vida útil. El resultado es el coste total más bajo de propiedad de El resultado es el coste total más bajo de propiedad de la industria y una alta eficiencia en cualquier entorno de trabajo.