En cualquier empresa reducir gastos es una de las grandes prioridades. En muchas empresas, el volumen de impresión es muy grande, por lo que, los costes pueden ascender de forma considerable al final de cada año. En empresas que el volumen de impresión es muy bajo, estos cambios no supondrán una gran diferencia. Hay muchas maneras de reducir costes de impresión y muchas estrategias que las empresas pueden aplicar. Ofi-Logic, una empresa que ofrece soluciones de impresión y asesoramiento para mejorar el coste por página (entre muchas otras cosas) tiene algunos consejos que dar a estas pequeñas y medianas empresas que gastan demasiado en impresión.
“Hay documentos importantes que las empresas tienen que imprimir con una calidad especial, pero muchos otros documentos internos no necesitan esa calidad. Por eso, lo que podemos hacer es imprimirlos en modo borrador o económico. Los textos saldrán menos saturados, los gráficos a lo mejor saldrán en poca resolución, pero perfectamente legibles. Así podemos llegar a reducir hasta un 50% de gasto de tinta o tóner”, explica Ofi-Logic, que además añade, que gracias a este modo de impresión se puede conseguir imprimir con más rapidez. “Si lo que se quiere reducir es el gasto de papel, es recomendable imprimir a doble cara. De esta forma las empresas podrán ahorrar la mitad de las hojas que se vayan a utilizar. También se aconseja utilizar un papel de menos calidad o reciclado para aquellos documentos internos con menor importancia”, recomienda Ofi-Logic.
Estas medidas, además de suponer un gran cambio para los bolsillos de los empresarios, también harán un cambio notable en el medioambiente. Ser una empresa sostenible trae muchas recompensas, como, por ejemplo, una mejor reputación de la empresa. Es la llamada técnica del “greenwashing”. Uno de los inconvenientes que suelen tener las empresas son aquellos documentos olvidados en la bandeja de salida. La solución para este problema, según Ofi-Logic es utilizar la impresión pull, que obliga a los usuarios a autentificar su trabajo antes de llegar a imprimirlo. De esta forma no se imprimirán documentos por error.
Por último, Ofi-Logic recomienda que antes de darle a imprimir a un documento, lo mejor que pueden hacer los oficinistas es utilizar una vista preliminar. De esta forma tendrán la oportunidad de comprobar de que todo el documento está maquetado correctamente para no tener que corregirlo y volver a imprimirlo. Las fuentes grandes, densas y con impacto utilizan más tinta, por lo que, Ofi-Logic recomienda utilizar una fuente más eficiente, que ocupe menos espacio y que a la hora de imprimirla no necesite tanta tinta.